Внеофисное хранение документов — одна из самых востребованных услуг среди наших клиентов.
Мы принимаем на хранение от одного короба формата А3, а стоимость услуги составляет от 150 рублей в месяц за один короб.
Что такое внеофисное хранение документов?
Внеофисное хранение — это передача функций по хранению и обслуживанию документов организации в руки профессиональной архивной компании АСБ-Архив. На хранение могут быть переданы любые документы, срок хранения которых не истёк:
- бухгалтерские и банковские документы
- кадровые и медицинские дела
- документы, содержащие конфиденциальную информацию
- аудиовизуальные носители и электронные устройства (CD-диски, флешки, жесткие диски и пр.)
Что такое внеофисное хранение документов?
Внеофисное хранение — это передача функций по хранению и обслуживанию документов организации в руки профессиональной архивной компании АСБ-Архив. На хранение могут быть переданы любые документы, срок хранения которых не истёк:
- бухгалтерские и банковские документы
- кадровые и медицинские дела
- документы, содержащие конфиденциальную информацию
- аудиовизуальные носители и электронные устройства (CD-диски, флешки, жесткие диски и пр.)
Что такое внеофисное хранение документов?
Снижение затрат на содержание внутреннего архива
Оптимизация офисного пространства (избавление от шкафов и стеллажей)
Снижение непрофильной нагрузки на бухгалтерию, отдел кадров и делопроизводство
Минимизация рисков утраты документов и утечки данных
Быстрый доступ к нужной информации
Гарантия безопасности и обезличенность хранения
Снижение затрат на содержание внутреннего архива
Оптимизация офисного пространства (избавление от шкафов и стеллажей)
Снижение непрофильной нагрузки на бухгалтерию, отдел кадров и делопроизводство
Минимизация рисков утраты документов и утечки данных
Быстрый доступ к нужной информации
Гарантия безопасности и обезличенность хранения
Юридические основания
Услуга осуществляется на основании гражданско-правового договора, заключённого между вашей организацией и архивной компанией АСБ-Архив.
Как организовано хранение?
Порядок сдачи документов в архивохранилище
- Оформление заявки на хранение с указанием количества коробов
- Бесплатный выезд специалиста (по необходимости) для оценки объёма, состояния документов и предоставления архивных коробов
- Помощь в упаковке дел и создании описи
- Подписание акта приёма-передачи коробов
- Вывоз и размещение коробов в архивохранилище
Требования к архивным коробам
- Формат: А3
- Размер: 480 × 325 × 295 мм
- Вес: не более 12 кг
- Крышка: плотно закрывающаяся В такой короб помещается до 8 стандартных папок с делами.
Архивные короба предоставляются бесплатно.
При необходимости мы:
- Составим опись дел по корешкам
- Подготовим электронный реестр
- Присвоим каждому коробу уникальный и обезличенный код, связанный с описью
Требования к архивным коробам
- Формат: А3
- Размер: 480 × 325 × 295 мм
- Вес: не более 12 кг
- Крышка: плотно закрывающаяся В такой короб помещается до 8 стандартных папок с делами.
Архивные короба предоставляются бесплатно.
При необходимости мы:
- Составим опись дел по корешкам
- Подготовим электронный реестр
- Присвоим каждому коробу уникальный и обезличенный код, связанный с описью
Транспортировка и логистика
Все работы по вывозу, транспортировке, погрузке и возврату документов осуществляются бесплатно.
Запрос документов из архива
При необходимости, мы:
- Выполним сканирование документов
- Предоставим файлы через облачное хранилище
- Срок выполнения — до 5 рабочих часов
Заявка должна содержать:
- Уникальный номер короба
- Название дела
- Порядковый номер документа
- Название документа
Если необходимо поработать с оригиналами:
- Доставим нужный короб или сформируем транспортный короб из разных дел
- Составим опись временно изъятых дел
- После завершения работы — вернём документы в исходные короба
⏳ Срок работы с документами не ограничен.
📅 Один раз в год — бесплатная доставка документов (до 10 коробов).
Транспорт и логистика
Услуга доставки включает:
- Поиск и подбор запрашиваемых дел
- Транспортировку
- Подъем документов в офис клиента
- Возврат документации в архив на длительное хранение
По желанию клиента мы выполняем:
- Формирование дел в соответствии с нормативами
- Составление описи документов
- Экспертизу ценности документов и определение сроков обязательного хранения
- Отбор и уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению
- Создание электронного реестра дел по каждому коробу
Оцифровка документов
Мы переводим документы из бумажного в электронный вид, включая сшитые материалы, с использованием специализированного сканирующего оборудования.